Avans Privacy

Werken met studentgegevens

Veel medewerkers van Avans verwerken persoonsgegevens van studenten en zijn daarmee verwerkers. De onderstaande tekst geldt voor algemene verwerkingen, niet voor specifieke handelingen van het decanaat.

Wanneer is er sprake van persoonsgegevens van studenten?

Gegevens zijn persoonsgegevens als ze herleidbaar zijn naar een natuurlijk persoon, in dit geval de student. Ook als je een gegeven relatief eenvoudig kan herleiden door een combinatie te maken met een ander bronbestand. Een voorbeeld is het studentnummer. Het nummer op zichzelf zou geen persoonsgegeven zijn, ware het niet dat je binnen de Avanssystemen makkelijk combinaties kunt maken van studentnummer en namen, waardoor de individuele studenten te herleiden zijn.

Wanneer mag ik persoonsgegevens van studenten verwerken?

Om te weten of je gegevens mag verwerken, moet je eerst vaststellen om welke soort persoonsgegevens het gaat. Bijzondere persoonsgegevens mag je niet verwerken tenzij er een grondslag voor is.

Onder bijzondere persoonsgegevens vallen iemands:

  • godsdienst of levensovertuiging
  • ras
  • politieke voorkeur
  • gezondheid
  • seksuele leven
  • lidmaatschap van een vakvereniging
  • strafrechtelijke gegevens
  • overige gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering, uitsluiting of identiteitsfraude

Over het algemeen geldt dat Avans geen wettelijke grondslag heeft om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Alleen bij hoge uitzondering is het toegestaan om deze gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld bij inschrijfverplichtingen en verwerkingen voor het decanaat. Je mag alleen persoonsgegevens van studenten verwerken die noodzakelijk zijn voor het goed uitvoeren van je rol of functie. Ook moet het doel van de verwerking gerechtvaardigd zijn.

Gegevens van studenten verwerken mag uitsluitend ten behoeve van:

  • de organisatie van onderwijs en het geven van onderwijs
  • onderwijsbegeleiding en studieadvies
  • het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen
  • het berekenen, vastleggen en innen van collegegelden, waaronder het in handen van derden stellen van vorderingen
  • het behandelen van geschillen en het uitoefenen van de accountantscontrole
  • (onderzoek gericht op) de kwaliteitsverbetering in het onderwijs
  • de uitvoering of toepassing van een wettelijke verplichting

De student heeft altijd recht op inzage in de persoonsgegevens die van hem of haar zijn verwerkt.
Meer informatie vind je in de Regeling Bescherming persoonsgegevens studenten.

Lees ook Ben ik een persoonsgegeven aan het verwerken?